Mientras que algunas personas comienzan su día despertando a sus hijos o preparando el desayuno, otro gran número de ellas utilizan al menos los primeros 30 minutos para revisar sus correos electrónicos, mensajes y redes sociales.
Quisiéramos pensar que haber comenzado tu día contestando o al menos enterado de la información recibida evitará que pases las siguientes horas regresando una y otra vez a tu bandeja de entrada. Sin embargo esto no es así. Durante la jornada laboral e incluso después de ella, nuestra atención va y viene entre los correos o mensajes.
El riesgo de esta práctica es alto. Según McKinsey, las personas pasan hasta 28% de su semana laboral revisando y contestando correos, esto automáticamente te descuenta varias horas de productividad.
Eso no es todo. Cada vez que dejas lo que estás haciendo para revisar un nuevo mensaje que acaba de llegar, pierdes también la concentración sobre lo que estabas haciendo. Un estudio realizado por la Universidad de California-Irvine mostró que una persona necesita hasta 20 minutos para volver al punto de concentración en el que estaba antes de haber revisado el mensaje.
Constantemente escuchamos hablar sobre las maravillas del multitask. Sin embargo resulta un mito ya que en lugar de darte la habilidad de manejar varias tareas a la vez, lo que termina por hacer es que pierdas el control de más responsabilidades simultáneamente.
A través de un experimento realizado por la Universdad de Londres se descubrió que una persona puede perder hasta 10 puntos IQ cuando es interrumpida por distracciones como emails o mensajes.
Y lo entiendo, escuchas una campanita y aparece un ícono en tu pantalla que te anuncia que has recibido un mensaje nuevo, la curiosidad es enorme. Y aunque sea información poco relevante, saber qué decía ese mensaje resulta gratificación inmediata. La mala noticia es que esa gratificación te habrá costado minutos de productividad.
Para evitar que el correo y los mensajes electrónicos se apoderen de tu tiempo, te recomiendo seguir estas 3 recomendaciones:
- Evita empezar y terminar tu día revisando mensajes
Suena muy tentador revisar tu bandeja de entrada en cuanto te despiertas. Pero las mañanas deberían de ser para administrar tu día, llenarte de energía y planear lo que viene. Además, si estás colgado al teléfono respondiendo mensajes a cualquier hora, permitirás que las personas te crean disponible a toda hora también.
- Establece bloques dedicados a revisar y responder mensajes
Fija horarios dos o tres veces al día durante los cuales te concentrarás específicamente en revisar y contestar mensajes. Fuera de ese horario ignora el correo. Si es algo urgente seguramente recibirás una llamada.
- Apaga las notificaciones
Escuchar cada vez que te llega un mensaje automáticamente activa tu curiosidad. Elimina los distractores y tentaciones apagando las notificaciones en tu teléfono y computadora.
Si por tu trabajo necesitas estar en constante comunicación con clientes, elabora bloques de trabajo concentrado de al menos 20 minutos durante los cuales no revisarás tus mensajes.